Datenschutzinformation der Notare

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können der Notar Dr. Peter Diedrich und der Notar Dr. István Sándor Szabados sein. Jeder der vorgenannten Notare ist hinsichtlich der Erfüllung seiner notariellen Aufgaben alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils verantwortlichen Notar oder an den zugehörigen Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Notar Dr. Peter Diedrich
BEHREN PALAIS
Behrenstr. 36, 10117 Berlin
Telefon: +49 30 88929440
Telefax: +49 30 889294499
Diedrich@dsc-legal.com
Notar Dr. István Sándor Szabados
BEHREN PALAIS
Behrenstr. 36, 10117 Berlin
Telefon: +49 30 88929440
Telefax: +49 30 889294499
Szabados@dsc-legal.com
Herr Thomas-Oliver Neye
Datenschutzbeauftragter der Notare
Dr. Peter Diedrich und István Sándor Szabados
BEHREN PALAIS
Behrenstr. 36, 10117 Berlin
Telefon: +49 30 88929440
Telefax: +49 30 889294499
Neye@dsc-legal.com

2. Welche Daten verarbeiten unsere Notare und woher kommen die Daten?

Unsere Notare verarbeiten personenbezogene Daten, wie z. B.

Daten zur Person (z.B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand; im Einzelfall Geburtenregisternummer),
Daten zur Kontaktaufnahme (z.B. postalische Anschrift, Telefon- und Telefax-Nummer, E-Mail-Adresse),
bei Grundstücksverträgen die steuerliche Identifikations-Nummer,
in bestimmten Fällen, z.B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen, auch Daten zur familiären Situation und zu Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Gesundheit oder andere sensible Daten (z.B. weil diese zur Dokumentation der Geschäftsfähigkeit dienen),
in bestimmten Fällen auch Daten aus Rechtsbeziehungen mit Dritten (z.B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten).

Diese Daten erhalten unsere Notare in der Regel direkt von Ihnen. Soweit die Daten nicht direkt von Ihnen zur Verfügung gestellt, wurden sie von demjenigen, von dem die Beauftragung stammt, zur Verfügung gestellt.

Außerdem verarbeiten unsere Notare Daten aus öffentlichen Registern (z.B. Grundbuch, Handels-, Genossenschafts- und Vereinsregister).

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend der Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Entwürfen notarieller Urkunden, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von notariellen Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für den jeweils amtierenden Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung (BNotO) und dem Beurkundungsgesetz (BeurkG) ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für unsere vorgenannten Notare auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von einem unserer vorgenannten Notare bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass dieser Notar die (weitere) Durchführung des jeweiligen Amtsgeschäfts ablehnen müsste.

Soweit nicht in der Erfüllung öffentlicher Aufgaben gehandelt wird, werden die Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen unseres jeweils amtierenden Notars verarbeitet oder der berechtigten Interessen eines Dritten, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

4. An wen gebe ich die Daten weiter?

Als Notar unterliegt man einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter und sonst von mir Beauftragten, die an der Erfüllung der Aufgaben mitwirken.

Ihre Daten werden nur weitergegeben, wenn und soweit man dazu im Einzelfall verpflichtet ist, z.B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist man unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die zuständige Notarkammer oder die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden die Daten nur weitergegeben, wenn man hierzu aufgrund einer von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

5. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet und gespeichert. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre,
Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namenverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre,
Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen (z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr); die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern unsere Notare nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder Abgabenordnung) sowie berufsrechtlichen Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur etwaigen Abwehr von Haftungsansprüchen zur weiteren Aufbewahrung berechtigt sind.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten über Sie von unseren Notaren verarbeitet werden, wenn ja, zu welchen Zwecken die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die hier gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.
Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
zu verlangen, dass Ihre Daten nur noch eingeschränkt (z.B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses) verarbeitet werden, während beispielsweise der Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch geprüft werden, oder ggf. wenn der Löschungsanspruch abgelehnt wurde (vgl. Art. 18 DSGVO).
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern die Verarbeitung erforderlich ist, damit der jeweils verantwortliche Notar seine im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder sein öffentliches Amt ausüben kann, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für unsere o. g. Notare zuständige Aufsichtsbehörde lautet wie folgt:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin
Telefon: +49 30 138890
Telefax: +49 30 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de